Privacybeleid

Artikel 2: Grondslagen en uitgangspunten voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Bij Anteas respecteren wij uw recht op privacy en zetten wij ons in om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

• hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen
• op welke manieren en voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken
• welke wettelijke grondslagen wij gebruiken voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• met welke derden wij uw persoonsgegevens (mogelijk) delen

Daarnaast bevat deze privacyverklaring belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u aan om deze verklaring zorgvuldig door te nemen.

Anteas verwerkt persoonsgegevens op basis van verschillende wettelijke grondslagen, afhankelijk van de verwerkingsactiviteit. De grondslagen die wij hanteren zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG): wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG): wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG): wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Anteas of een derde, mits uw belangen niet zwaarder wegen
• Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG): wanneer u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking

De specifieke grondslag per verwerkingsactiviteit wordt hieronder in deze verklaring beschreven. Waar toestemming de grondslag is, wordt deze uitdrukkelijk aan u gevraagd en kunt u deze te allen tijde intrekken.

Overzicht van verwerkingsactiviteiten en grondslagen:

• Aanvraagformulier (lead form): Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f))
• Klantadministratie en contractbeheer: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)) en wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c))
• Energiemonitoring (EMS): Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b))
• Nieuwsbrief en marketing: Toestemming (Art. 6(1)(a))
• Website-analyse (analytics): Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f))
• Beveiligingscamera's: Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f))
• Subsidieaanvragen: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)) en wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c))

Artikel 3: Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens van verschillende categorieën personen verzamelen. Hoe wij deze gegevens verkrijgen, hangt af van de relatie die wij met u hebben. Wij verwerken persoonsgegevens van:

• Personen die onze website bezoeken
• Personen die ons aanvraagformulier (lead form) invullen
• Kandidaten die bij ons solliciteren
• Bezoekers aan ons kantoor
• Personen die zich aanmelden voor onze nieuwsbrief of andere communicatiediensten
• Personen die deelnemen aan evenementen georganiseerd door Anteas
• Personen die ons bellen, mailen of op andere manieren contact opnemen en hun gegevens achterlaten
• Klanten, of medewerkers van bedrijven die klant bij ons zijn
• Personen die bijdragen aan nieuwsberichten of andere publicaties

Als u onze website gebruikt, verwerken wij enkele persoonsgegevens. Voor gedetailleerde informatie hierover verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring.

Als u ons online aanvraagformulier invult, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Adresgegevens: postcode, huisnummer, straatnaam en woonplaats
• Huishoudgrootte (aantal personen)
• Elektriciteitsverbruik
• Type aansluiting (1-fase of 3-fase)
• Bestaande installaties: zonnepanelen, thuisbatterij, warmtepomp, laadpaal
• Gewenste diensten en servicevoorkeuren

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beoordelen, een passend advies of offerte op te stellen en contact met u op te nemen over onze dienstverlening. De grondslag voor deze verwerking is de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (Art. 6(1)(b) AVG) en ons gerechtvaardigd belang om potentiële klanten van relevante informatie te voorzien (Art. 6(1)(f) AVG).

Als u klant bent bij Anteas, verwerken wij na installatie van uw energiesysteem ook gegevens via Energy Management Systemen (EMS). Dit betreft:

• Systeemprestaties en statusgegevens van geïnstalleerde apparatuur
• Energieproductie- en verbruiksdata
• Storingsmeldingen en onderhoudsgegevens

Deze gegevens worden verwerkt in het kader van de uitvoering van uw serviceovereenkomst (Art. 6(1)(b) AVG), zodat wij de werking van uw installatie kunnen monitoren, optimaliseren en onderhouden.

Als u bij Anteas solliciteert, verwerken wij diverse persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Deze gegevens omvatten bijvoorbeeld uw contactgegevens en uw curriculum vitae. Daarnaast kunnen wij, in het kader van de sollicitatieprocedure, aanvullende informatie over u opvragen of raadplegen bij externe partijen, zoals uw voormalige werkgevers.

Persoonsgegevens die wij bij sollicitaties verwerken:

• Naam, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer
• Taal en nationaliteit
• Opleidingen, competenties en professionele ervaring
• Resultaten van IQ- en persoonlijkheidstests, indien deze deel uitmaken van het sollicitatieproces
• Uw identiteitsbewijs
• Verblijfs- of werkvergunning (indien van toepassing)
• Referenties van uw vorige werkgever(s)

Wij gebruiken deze persoonsgegevens voor:

• Correcte communicatie en correspondentie met u tijdens het sollicitatieproces
• Het beoordelen van uw geschiktheid voor de functie
• Het verifiëren van uw identiteit, zoals wettelijk verplicht
• Het vaststellen of u gerechtigd bent om bij Anteas te werken

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Deze gegevens zijn noodzakelijk om het sollicitatietraject zorgvuldig te doorlopen, uw geschiktheid te onderzoeken en te bepalen of wij een arbeidsovereenkomst met u willen aangaan.

Als u een van de locaties van Anteas bezoekt, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens, waaronder uw naam en de organisatie waarvoor u werkt, informatie over de persoon of afdeling die u wilt bezoeken, de datum en tijd van uw aankomst en vertrek, en camerabeelden van beveiligingscamera's.

Als u zich heeft aangemeld voor een nieuwsbrief of andere maildiensten bij Anteas, kunnen wij de volgende gegevens van u verwerken: naam, titels, geslacht, bedrijfsnaam, contactgegevens en functietitel.

Als u zich heeft aangemeld voor een event van Anteas, verwerken wij specifieke persoonsgegevens die nodig zijn voor uw deelname, waaronder eventuele dieetwensen en beeldmateriaal dat tijdens het evenement van u wordt gemaakt.

Als u ons mailt, belt of op een andere manier uw contactgegevens aan ons verstrekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer.

Als u klant bent bij Anteas of werkt bij een klant van ons, verwerken wij de volgende persoonsgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer; rekeningnummers, financiële solvabiliteit van debiteuren en ordernummers (voor zover te herleiden naar een natuurlijk persoon). Daarnaast verwerken wij in het kader van uw project: energieverbruiksgegevens (historisch verbruik van minimaal 12 maanden), woningkenmerken (daktype, oriëntatie, isolatieniveau), systeemontwerp en technische specificaties, en gegevens ten behoeve van subsidieaanvragen. De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG) en wettelijke verplichtingen (Art. 6(1)(c) AVG).

Als u meewerkt aan een nieuwsbericht van Anteas, verwerken wij de volgende gegevens: naam, titels, geslacht, bedrijfsnaam, contactgegevens, functienaam en andere informatie die betrekking heeft op uw persoon, afdeling en organisatie.

Artikel 4: Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens bij Anteas is afhankelijk van de specifieke situatie en doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Wij hanteren een intern bewaartermijnenbeleid dat is gebaseerd op wettelijke vereisten en toepasselijke verjaringstermijnen.

In het algemeen geldt dat wij uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Aanvraagformuliergegevens (geen overeenkomst): Verwijderd binnen 12 maanden na het laatste contact
• Klant- en contractgegevens: 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht op grond van Art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen)
• EMS- en monitoringgegevens: Gedurende de looptijd van de serviceovereenkomst plus 1 jaar
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, of met uw toestemming maximaal 1 jaar (conform UAVG)
• Nieuwsbriefabonnees: Tot het moment van uitschrijving
• Beveiligingscamerabeelden: Maximaal 4 weken (conform richtlijn Autoriteit Persoonsgegevens)
• Website-analysegegevens: Maximaal 26 maanden (standaardinstelling Google Analytics)

Artikel 5: Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Voor de uitvoering van onze diensten werkt Anteas samen met derde partijen. In gevallen waarin deze partijen uw gegevens verwerken namens Anteas, sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Dit waarborgt dat zij zorgvuldig omgaan met uw gegevens en deze uitsluitend verwerken voor het afgesproken doel.

Daarnaast kan Anteas wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te delen met externe partijen.

In alle gevallen dragen wij er zorg voor dat de gegevensuitwisseling voldoet aan de relevante privacywetgeving en dat uw persoonsgegevens veilig worden behandeld.

Bij Anteas delen we uw persoonsgegevens alleen met externe partijen als dit noodzakelijk is voor specifieke doeleinden:

• Onze ICT-dienstverlener: Uitvoering van ICT-diensten en ondersteuning
• Installatiepartner SolarNRG: Uitvoering van installatiewerkzaamheden (zie toelichting hieronder)
• CRM-systeemleverancier: Beheer van klantrelaties en verwerking van aanvragen
• Hostingprovider: Hosting en technisch beheer van onze website en applicaties
• Cookie- en analysediensten (Google Analytics): Analyse van websitegebruik
• E-mail- en marketingplatform: Verzending van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
• Backoffice financiële en administratieve dienstverleners: Voeren van debiteuren- en crediteurenadministratie
• Overheidsinstanties, politie, gerechtelijke instanties, Belastingdienst, interne of externe toezichthouders, deurwaarders, notarissen en advocaten: Voldoen aan wettelijke verplichtingen of verdedigen van onze rechtspositie in juridische procedures
• Externe eventorganisatoren: Ondersteuning bij de organisatie van evenementen

Voor de uitvoering van installatiewerkzaamheden delen wij relevante klantgegevens (naam, contactgegevens, adresgegevens en technische projectspecificaties) met onze installatiepartner SolarNRG. Met SolarNRG is een verwerkersovereenkomst gesloten.

In gevallen waarin wij vertrouwelijke informatie met externe partijen delen, zoals bij samenwerkingsovereenkomsten of specifieke projecten, sluiten wij een geheimhoudingsverklaring of vergelijkbare overeenkomst af.

Artikel 6: Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EU/EER). Dit geldt bijvoorbeeld voor Google, dat wij inzetten voor website-analyse (Google Analytics).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn om uw gegevens te beschermen. Wij maken daarbij gebruik van:

• EU-standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCCs) zoals vastgesteld door de Europese Commissie
• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie, indien het ontvangende land een passend beschermingsniveau biedt

Meer informatie over de specifieke waarborgen die wij treffen bij internationale doorgifte van persoonsgegevens kunt u bij ons opvragen via privacy@anteas.nl.

Artikel 7: Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Bij Anteas nemen wij uitgebreide administratieve, technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen:

• Encryptie: Gegevens worden versleuteld om ongeautoriseerde toegang te voorkomen
• Logging: Activiteiten worden gemonitord en geregistreerd om verdachte handelingen op te sporen
• Antivirussoftware en spamfilters: Onze systemen worden actief beschermd tegen malware en ongewenste e-mails

Onze ICT-diensten worden beheerd door een gespecialiseerde dienstverlener, zodat wij een optimale beveiliging van uw gegevens kunnen waarborgen.

Daarnaast streven wij ernaar dat uw persoonsgegevens altijd accuraat en actueel zijn. Wij verzoeken u vriendelijk om wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een nieuw e-mailadres of telefoonnummer) aan ons door te geven.

Artikel 8: Welke rechten heeft u?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Informatie en inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en hoe wij deze verwerken
• Correctie: Indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren
• Verwijdering ('recht op vergetelheid'): U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen
• Beperking van verwerking: U kunt ons vragen om bepaalde verwerkingen van uw gegevens te beperken
• Bezwaar ('recht op verzet'): U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• Overdraagbaarheid ('recht op dataportabiliteit'): U kunt uw gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat opvragen en overdragen aan een andere partij
• Intrekking van toestemming (Art. 7(3) AVG): Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die voor de intrekking hebben plaatsgevonden

Let op: Het recht op verwijdering is niet onbeperkt. Bijvoorbeeld, wanneer wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te bewaren, kunnen wij uw verzoek niet volledig inwilligen.

Meer details over deze rechten en de omstandigheden waaronder ze van toepassing zijn, kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u gebruik wilt maken van een van uw rechten, kunt u uw verzoek indienen via privacy@anteas.nl. Wij kunnen u vragen om een geldig identiteitsbewijs te tonen om uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Anteas reageert binnen één maand op uw verzoek (Art. 12(3) AVG). Deze termijn kan met maximaal twee maanden worden verlengd wanneer sprake is van complexe of meerdere verzoeken. Wij informeren u in dat geval binnen de eerste maand over de verlenging.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 9: Geautomatiseerde besluitvorming

Anteas maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor u of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft, zoals bedoeld in Art. 22 AVG.

Gegevens die u via ons aanvraagformulier verstrekt, kunnen worden gebruikt voor klantsegmentatie en het opstellen van een passend advies. Beslissingen van wezenlijk belang, zoals het al dan niet aanbieden van een offerte of het aangaan van een overeenkomst, worden echter altijd door een medewerker van Anteas genomen.

Artikel 10: Contact

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of over hoe Anteas uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan gerust contact met ons op via privacy@anteas.nl. Wij helpen u graag verder.

Het kan voorkomen dat we deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie van onze privacyverklaring vindt u altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zorgen wij ervoor dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd op de website.

Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te controleren, zodat u altijd op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

U kunt ook een verzoek indienen om de meest recente versie van de privacyverklaring rechtstreeks naar u te laten sturen. Neem hiervoor contact met ons op via info@anteas.nl.